Si quieres que tu empresa funcione correctamente, es de vital importancia implementar un cuadrante de trabajo. No hay nada peor que una mala organización, que el equipo de trabajo no sepa cuándo y cómo tiene que laborar.
Tener un turno de trabajo desequilibrado, muy potente en unas características, pero muy débil en otras, es fatal si se quiere sacar un resultado de calidad. Lo mismo ocurre con un turno en el que el personal está descontento por no tomar en cuenta sus necesidades horarias.
Por eso, veamos más a fondo que son los cuadrantes de trabajo y cómo hacerlos.
¿Qué son los cuadrantes de trabajo?
Los cuadrantes de trabajo, semanales, mensuales o anuales recogen de modo sintético la jornada laboral prevista para cada empleado de una organización, especificando hora de entrada y salida, días trabajados y de descanso.
Elaborarlo es una de las tareas más relevantes del equipo de Recursos Humanos, pues el control horario de los asalariados es imprescindible en cualquier centro. No obstante, en algunos negocios, el proceso de creación de los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos puede convertirse en un dolor de cabeza para los responsables dada su alta complejidad.
¿Cuáles son los beneficios del cuadrante de trabajo?
Esta herramienta facilita la organización del trabajo y son elementos básicos para el buen funcionamiento de una empresa. Permite que los empleados conozcan cuáles son sus días laborales y de vacaciones, garantizando claridad al sistema laboral.
Además, gracias a un cuadrante de horas de trabajo, los supervisores conocen a la perfección el horario de cada uno de sus trabajadores y así, saben con quiénes cuentan para cada turno o proyecto.
Los cuadrantes de trabajo son sin duda la mejor herramienta para organizar la plantilla de personal, administrar el tiempo y la disponibilidad del equipo de manera efectiva. El cuadrante permite una mayor productividad y eficiencia, optimizando el tiempo, los recursos o colaboradores necesarios para el desempeño de las tareas.
Los empleados, al tener conocimiento de los diferentes turnos con antelación, pueden gestionar mejor la relación entre su vida personal y la laboral. Además, los turnos rotativos brindan una igualdad de condiciones laborales con la rotación escalonada de los trabajadores por los diferentes horarios, sin distinciones o preferencias. Es decir, nadie estará en una mejor posición que los demás en este aspecto.
Por su parte, la compañía logra una planificación de trabajo semanal, mensual o anual. La empresa tiene el control en todo momento de las horas trabajadas por cada uno de sus colaboradores, brindando flexibilidad horaria y evitando el absentismo laboral.
Con el cuadrante horario, los empleadores o departamentos de recursos humanos se aseguran de cubrir los puestos esenciales. De modo que se garantice un buen servicio o desarrollo de una tarea, y adaptando los diferentes turnos según las necesidades y previsiones de demanda.
En resumen, sin los cuadrantes de trabajo el desorden sería enorme. Los colaboradores no tendrían claro su horario laboral y a los superiores se les dificultaría mucho llevar adelante los proyectos.
¿Cómo elaborar el cuadrante de trabajo?
Hasta ahora has podido conocer qué son los cuadrantes y su importancia, pero a continuación te explicamos cómo hacer un cuadrante de trabajo paso a paso.
1. Define los turnos de la empresa
Este es el primer paso y el más lógico.
Por ejemplo, si se requieren de tres turnos, pueden definirse los horarios de 00:00 a 8:00 (noche), de 8:00 a 16:00 (mañana) y de 16:00 a 00:00 (tarde), o en las franjas horarias que mejor le convengan a la empresa y sus trabajadores hacer los cambios de turnos.
2. Analizar la demanda de mano de obra
Se trata de un punto clave para conformar cualquier horario de trabajo para tus empleados, ya que no siempre se necesita la misma cantidad de trabajadores a lo largo del año. Por tanto, antes de repartir los turnos, es preciso elegir un patrón de rotación para cada época del año, el cual se elabora en función de las necesidades de la institución.
3. Un patrón común para el mismo grupo de trabajadores
Puedes definir los cuadrantes de trabajo de forma semanal, mensual, bimensual, etc. Las opciones son las que mejor encajen con tu empresa, pero la clave está en escoger un patrón que se comparta entre varios trabajadores.
Es decir, que tenga la misma duración que el número de empleados o una división exacta de estos, para así poder hacer grupos y cubrir la demanda de mano de obra de cada día y de cada turno.
Lo que hay que tener en cuenta para poder aplicar el patrón, es que todos los colaboradores tengan las mismas habilidades y posibilidades de cumplir con todos los turnos. O sea, si alguien no está cualificado o no puede hacer un horario específico, sería un problema grave porque se rompe el patrón.
4. Plantilla editable
Para crear los cuadrantes de trabajo puedes usar una tabla en Word o Excel. Esta debe contener los días de la semana o las semanas del mes en un eje y el nombre de los empleados en el otro.
Los días se dividirán en las franjas horarias definidas, de modo que solo habrá que rellenar los recuadros correspondientes.
Por ejemplo, si vas a utilizar Excel para crear tus cuadrantes de trabajo, puedes hacer la tabla y asignar un color a cada turno. Con esta opción ves el patrón que se forma con cada trabajador y cómo evoluciona equitativamente, asegurando que todos pasen por los mismos turnos.
5. Actualización del cuadrante
Y, por último, determina cuándo se puede actualizar el cuadrante. Pues cuando ya esté terminado, con los turnos hechos y se le ha comunicado y mostrado al equipo, no es eficaz que esta información se cambie con frecuencia.
Si existen modificaciones que sean por causas inevitables o de urgencia. Si no, no los deberías aceptar porque puede que el resto del grupo se haya planificado según los horarios que tú has marcado.
Evita confusiones y descontentos. Por eso, te recomiendo que generes un protocolo saludable para todos, puede que al principio sea difícil, pero luego todos lo agradecerán.
Como ves, elaborar el cuadrante de turnos es más fácil de lo que parece. Por las ventajas que te ofrece bien merece la pena implementarlo.
