Cada vez son más las empresas que presentan dificultades para medo el desempeño de sus empleados. Muchas necesitan aplicar la evaluación por competencias a su personal, pero tienen dudas sobre cómo hacerlo de manera adecuada.
Una de las responsabilidades del departamento de Recursos Humanos es medir el rendimiento de los empleados. A través de este análisis se identifican las carencias y necesidades de refuerzo de la plantilla, además de a los candidatos a la promoción interna o los trabajadores más talentosos.
Por estas razones, te compartimos una guía para hacer una evaluación de competencias profesionales paso a paso.
¿En qué consiste la evaluación por competencias
Según esta práctica, el desempeño de los trabajadores se mide partiendo de las competencias necesarias para el puesto de trabajo, así como las habilidades o aptitudes requeridas para un buen desempeño a diario.
A diferencia del análisis por objetivos, en el que se emplea una metodología cuantitativa, en la evaluación por competencias se suele realizar un análisis cualitativo, incluyendo también ciertos parámetros numéricos.
A partir de la evaluación competencial se puede detectar si el método de trabajo de una compañía es efectivo. La medición por objetivos posibilita cuantificar que se ha conseguido, mientras que la evaluación por competencias te permitirá conocer cómo se han logrado estos resultados.
Este método también estudia el desarrollo del empleado y el sistema de formación necesario para que los nuevos trabajadores asimilen las competencias necesarias.
Mediante la evaluación por competencias podemos saber si los tipos de capacitaciones impartidas son adecuadas a las necesidades de la empresa o es necesario preparar mejor a los colaboradores.
Pasos para ejecutar una evaluación por competencias
Una vez que comprendes que es una evaluación por competencias laborales, toca explicar cómo ejecutar una. Los siguientes diez consejos te servirán de guía para conocer cómo llevarla a cabo de la mejor manera posible.
1. Establecer el objetivo clave para medir el desempeño
Los directivos de la empresa establecen junto con los profesionales de Recursos Humanos las directrices para evaluar por competencias. En este punto es vital ser específico en la definición del objetivo, pues si no es correcto, el análisis terminará con resultados poco acertados.
2. Diseñar un sistema de evaluación por competencias
El área de Recursos Humanos debe elaborar el sistema de evaluación y seleccionar las herramientas que se van a emplear. Pueden ser parámetros básicos de desempeño, psicometrías, test o exámenes que midan determinada habilidad; depende de lo que se quiera medir.
Por ejemplo, si se quiere comprobar el pensamiento crítico, la prueba de Watson-GlaserTM es la evaluación ideal. Pues esta mide la capacidad de análisis crítico y, además, predice el desempeño en puestos que requieren razonamiento y análisis de alto nivel.
3. Elaborar un sistema de evaluación
Hay que ponderar que no todas las competencias aplican para nuestras necesidades de evaluación. Existen más de 200 competencias, de ellas 60 se consideran básicas, y al menos 10 son esenciales. Hacemos un rápido repaso a continuación:
- Resolución de problemas.
- Flexibilidad.
- Adaptación.
- Resiliencia.
- Trabajo colaborativo.
- Comunicación / asertividad.
- Pensamiento crítico.
- Liderazgo.
- Aprendizaje continuo.
- Responsabilidad social.
4. Determinar el formato de la evaluación
El formato de la evaluación por competencias tiene que cubrir todos los elementos que la empresa ha señalado como prioridad para medir en sus empleados. Debe ser sencillo y dinámico para facilitar su uso.
La mayoría de los formatos generales incluyen varios aspectos, entre los que destacan:
- Nivel de eficiencia.
- Optimización de recursos.
- Capacidad de respuesta.
- Cumplimiento de objetivos.
5. Convocar a los empleados
Esta fase implica desarrollar un sistema de comunicación para que los involucrados estén al tanto del proceso. Los responsables de Recursos Humanos deberán generar un método efectivo y rápido.
Algunas de las opciones disponibles son:
- Boletín interno.
- Reunión programada por departamentos.
- Junta extraordinaria general.
6. Fase de entrenamiento
Los evaluadores y los candidatos deben estar al tanto del funcionamiento del sistema (pasos a seguir, horarios y tiempo máximo de aplicación) para evitar malentendidos. Es recomendable escoger una fecha para ejecutar pruebas piloto para detectar posibles fallas en el proceso.
Con las pruebas piloto se determina si la evaluación por competencias se puede hacer en bloques o por departamentos
7. Programar la evaluación
Evaluar a los empleados en periodos de baja actividad es una buena práctica muy común en las empresas. El cierre de un ciclo de la empresa, fin de año o el periodo vacacional pueden ser los momentos más adecuados para llevar a cabo la evaluación por competencias. Siempre que sea posible, recomendamos realizar el análisis de manera periódica y constante.
8. Procesar los resultados
Una vez obtenidos los datos, se debe preparar toda la información para su análisis. Esto es elemental con el fin de detectar factores de riesgo, como pueden ser:
- Conflictos personales, éticos o profesionales.
- Deficiencias técnicas o falta de capacitación.
- Falta de comunicación.
- Baja productividad.
- Problemas de gestión del tiempo, de actividades o de personal.
En este punto del proceso se debe enfocar toda la pericia de Recursos Humanos para analizar objetivamente cada situación. De esta forma, se podrán tomar decisiones realistas para corregir el rumbo.
Dichas decisiones tienen que ser informadas de manera formal a los involucrados, incluyendo los cursos de acción que se tomarán en lo adelante.
9. Autoevaluación del sistema
Aquí corresponde evaluar los alcances del propio sistema de evaluación por competencias, considerando sus deficiencias y el uso de recursos humanos, económicos y administrativos. Y, finalmente, elaborar un resumen detallando las áreas de oportunidad detectadas.
10. Retroalimentación y mejora continua
La evaluación por competencias debe cerrar su ciclo con un proceso de retroalimentación que permita a los involucrados estar al tanto de la situación. Y de requerirse, tomar medidas que fomenten el seguimiento y la mejora continua.
Ya que el feedback cierra el ciclo de la evaluación de desempeño, debe ser objetivo y concentrarse en las competencias definidas previamente por la compañía.
Es cierto que puede resultar difícil la retroalimentación, por eso se recomienda lo siguiente:
- Realizar el proceso de modo presencial y personal.
- Ser específico sobre las deficiencias detectadas.
- Reconocer y motivar las fortalezas alentando a que sigan su curso.
- Establecer alternativas con objetivos realistas.
- Recalcar la oportunidad de mejora que ofrece la evaluación.
Como has podido apreciar, elaborar un sistema de evaluación por competencias que brinde resultados que se reflejen en la productividad de los empleados requiere de experiencia y profesionalismo. Pero con la guía que te hemos dado este proceso se hace más sencillo y efectivo; por eso te invitamos a seguirla paso a paso.
