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Supervisión de personal: guía para ejecutarla en tu empresa

Cuando no estamos seguros del desempeño de nuestro personal, o simplemente queremos corroborar que todos estén haciendo bien su trabajo, es necesario pasar por sus estaciones a controlar/supervisar su labor. Además de lo mencionado, existen funciones varias que le dan aún más valor a la supervisión y lo convierten en algo absolutamente necesario.

En este artículo comprenderás al detalle acerca de esas funciones, que van desde dirigir hasta controlarlo todo y también conocerás cuáles son las mejores formas de supervisar al personal evitando caer en errores molestos.

Funciones de la supervisión de personal

Planificar: Es fundamental planificar las labores diarias que tenga el personal, para poder supervisarlos de manera correcta y hacer un balance entre el tiempo empleado, los recursos materiales y humanos mediante los cuales se llevarán a cabo las planificaciones hechas. 

Controlar: Con esta función lo que se trata de lograr es que todo el personal sea plenamente consciente de que cada uno es quien realmente controla la calidad de su trabajo. Por lo tanto, la supervisión de personal sirve para que los supervisores sean los mediadores que posibiliten el alcance de las metas.  

Organizar: A partir de la organización se puede modificar toda una estructura empresarial y organizarla en diversas normas gerenciales, en las cuales cada gerente se encargará de la distribución de los recursos para que consigan los objetivos.  

Dirigir: Dirigiendo es como un buen gerente puede conseguir la autoridad necesaria para que su equipo de trabajo le obedezca en las decisiones que vaya a tomar. Para lograr el respeto, es necesario que los trabajadores sean tratados de manera adecuada, desde la cordialidad y las instrucciones a manifestar, tendrán que ser necesariamente específicas y breves. 

Desarrollar: Buscar el continuo desarrollo profesional y personal del trabajador es una de las mejores formas de retener el talento y también perfeccionarlo. Sus conocimientos se verán altamente enriquecidos y la empresa obtendrá el mejor desempeño de cada uno.  

Ejecutar: La función más sencilla y a la vez compleja, puesto que consiste en llevar a cabo el trabajo propio del supervisor mediante el cual se cumplirán con los objetivos previamente planificados, tanto para el corto como para el mediano y largo plazo.

¿Cuál es la mejor forma de supervisar al personal?

Cuando no tenemos experiencia haciendo esto, puede que resulte una tarea mucho más compleja y laboriosa de lo que debería e inclusive, los empleados bajo supervisión podrían sentirse molestos porque saben que los estás observando.  

Para que esto no suceda, es necesario buscar mejores formas de realizar esta tarea y no acosar a los trabajadores que solamente quieren desempeñar sus funciones de la mejor manera. A continuación, te diremos qué aspectos deberás considerar a la hora de supervisar a alguien: 

Actitud 

El desempeño del empleado se puede ver afectado tanto positiva como negativamente por un solo factor: la actitud que el supervisor tenga con él. Es necesario que este sea firme y claro en los conceptos que exprese, pero además deberá ser paciente, flexible y sobre todo un líder nato.  

Aspectos como el carácter y la personalidad que tenga el gerente puede potenciar la labor del trabajador. Para ello, la integridad es uno de los puntos clave e implica mantener una coherencia total entre lo que se pide y lo que se hace. Por ejemplo, sería ilógico pedir puntualidad cuando el supervisor llega tarde constantemente. La falta de coherencia en las acciones no hará más que perjudicar la autoridad y relación empleador-empleado. 

Normas claras

En una compañía respetable los empleados se encontrarán con reglas muy claras a la hora de ingresar a trabajar. Como supervisor, deberás especificar qué se espera de ellos, qué tipo de actividades realizarán, las cosas que pueden y no deben hacer, el tiempo total de descanso, etc. A partir de esta información, los profesionales conocerán al detalle sus actividades, derechos y se disminuirá enormemente la posibilidad de que hagan preguntas innecesarias o cometan errores. 

Comunicación constante 

Si bien el trabajador debe notar que su desempeño está siendo observado de cerca, no por eso tendría que sentir temor o incomodidad alguna. Como supervisor deberás encargarte de que se sienta libre de realizar las preguntas que crea convenientes, consulte dudas, pueda descansar unos minutos si lo siente necesario o hasta manifestar algún problema de índole personal que tenga. 

Delegación de roles bien explicados 

Establecer las normas implica también indicarles a los trabajadores cuáles serán sus tareas mientras los supervisas. Haciendo esto, lograrás que se sientan menos presionados y la labor sea más amena y fácil. Además de ello, los roles tendrán que quedar especificados por escrito y firmados por las partes implicadas. Tanto el empleado como el empleador deberán conservar al menos una copia del documento. 

Así, los colaboradores sabrán bien qué deben hacer y no tendrán disponible el argumento “no sabía”.  

Monitoreo permanente

Monitorear todo el tiempo al profesional no implica tener que estar a su lado constantemente como si fueras una sombra. Bastará con visitarlo diariamente en su puesto de trabajo para ver de qué forma se desempeña y si la situación está bajo su control. La frecuencia de las visitas dependerá de qué tan seguro está el supervisor de las capacidades del empleado

En el caso de los procesos que implican el desarrollo de productos o manufactura, el profesional tendría que ser supervisado todos los días y también sus productos. No obstante, si el trabajador se encarga de realizar cobros o atención a los clientes, se podría ser más laxo y visitarlo una vez por semana, anotando en un cuaderno las cosas en las que destaque y las que haga mal. 

Evaluaciones por escrito

Las evaluaciones deberán realizarse por escrito y el documento tendrá que estar firmado por los implicados. Aun así, si quieres algo menos engorroso, siempre podrás acudir a los confiables tests de conocimientos. Las formas de evaluar dependerán de lo que busque el supervisor, y para ello acudirá a su experiencia para saber qué métodos le rindieron más resultado a lo largo de su carrera. 

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