Capacitaciones B2B

Conoce los mejores softwares de gestión documental que puedes utilizar

Si no está familiarizado con un sistema de administración de documentos, es un lugar para almacenar sus documentos comerciales. Antes de la era digital, los archivos en papel eran la única forma de mantener un sistema de gestión de documentos. 

Hoy en día, las empresas almacenan documentos digitales en disco duro, servidores y en línea, gracias a la computación en la nube.

Como resultado, existen innumerables empresas de software de gestión de documentos que desean que usted compre su producto. Para ayudar a reducir la sobrecarga de opciones, hemos utilizado nuestra experiencia para sugerir los cinco mejores sistemas de administración de documentos y opciones de software. Vamos a ver.

¿Qué hace al mejor software de gestión de documentos?

Las empresas que crean software de gestión documental intentan ofrecer características extravagantes que el usuario puede tomar o dejar; es una manera de sobresalir entre la multitud cada vez mayor. Sin embargo, hay ciertas características que deben estar en el centro de cualquiera de las soluciones de gestión de documentos que merecen su atención.

Como nos estamos enfocando en el almacenamiento de documentos digitales, la característica principal debe estar relacionada con la seguridad. Los servicios que ofrecen la seguridad más robusta, al tiempo que ponen al usuario en primer lugar, tomarán la delantera para ser los mejores proveedores.

A partir de ahí, necesitará un software que le permita organizar y acceder fácilmente a los documentos, al mismo tiempo que ofrece cierto control sobre el acceso a versiones anteriores de sus documentos comerciales. 

Una vez que los servicios comienzan a agregar herramientas para compartir, colaborar y comunicarse, están en el camino correcto para convertirse en líderes del mercado.

Nuestra selección de sistemas de gestión de documentos tiene como objetivo ofrecer los productos mejor calificados del mercado, al mismo tiempo que le brinda suficiente diversidad para encontrar la solución adecuada para sus necesidades comerciales. 

Como siempre, no recomendaremos nada que no usamos nosotros mismos, por lo que puede estar tranquilo de que nuestra selección se realiza con confianza en cada una de las soluciones. También hemos compilado una guía integral de prácticas de administración de documentos para ayudarlo a usar las funciones del servicio que elija.

Las 2 mejores opciones de software de gestión de documentos

Para que su elección sea lo más fácil posible, desglosamos los dos sistemas de gestión de documentos preferidos por nosotros y destacaremos los aspectos positivos y negativos de cada servicio. Siempre que sea posible, también compartiremos cuánto cuesta un servicio. 

Sin embargo, algunos proveedores no comunican sus precios hasta que haya recibido una llamada con el equipo de ventas.

1. Egnito

Precio: comienza en $20 por usuario por mes. Más planes premium requieren una llamada con el equipo de ventas.

Sitio web del proveedor: egnyte.com

Ventajas:

●     Mucho control de usuario

●     Fuerte seguridad

●     Integración de Google Workspace y Microsoft 365

Contras:

●     Un poco caro

●     Preferiríamos más espacio de almacenamiento

Egnyte es mucho más que su software estándar de gestión de documentos. Además de proporcionar un hogar para sus documentos comerciales, la plataforma también le permite administrar otras necesidades comerciales, como las tareas diarias.

Si bien la experiencia es una ventaja con algunos programas de gestión de documentos, incluso los novatos podrán poner en marcha este programa. Egnyte ha diseñado una plataforma fácil de entender que tarda unos minutos en activarse, dependiendo de cuántos usuarios tenga.

Más allá de la facilidad de uso, la plataforma ofrece todas las medidas de seguridad estándar para mantener sus documentos comerciales críticos seguros y alejados de miradas indiscretas. Egnyte utiliza cifrado AES de 256 bits para todos los archivos cargados en la nube, tanto en tránsito como en reposo. 

No hay encriptación de conocimiento cero, pero el lado positivo de eso es tener una mayor integración de aplicaciones de terceros, lo que le brinda más herramientas para administrar su negocio.

2. DocuWare

Precios: Póngase en contacto con el equipo de ventas

Sitio web del proveedor: start.docuware.com

Ventajas:

●     Gestión de archivos excepcional

●     Gran funcionalidad de búsqueda

●     Acceso móvil

●     Impresionantes herramientas de entrenamiento

Contras:

●     Sin aplicación de escritorio para macOS

●     No hay precios públicos disponibles

Fundada en 1988, DocuWare es uno de los OG del mundo del software de gestión de documentos. Con eso, ha podido desarrollar una plataforma que permite a las empresas crear y administrar sus documentos de manera efectiva.

La gestión de archivos es una de las mejores que hemos visto, con DocuWare que ofrece varias opciones cuando se trata de categorizar documentos y clasificarlos en un orden específico. 

Si está migrando sus documentos en papel a la nube, DocuWare ofrece una aplicación PaperScan que es gratuita para todos los usuarios. Simplemente escanee su documento y se cargará instantáneamente en la nube de DocuWare.

Una desventaja de DocuWare es que no hay soporte de escritorio para macOS. Eso es frustrante, ya que significa que los usuarios de macOS no podrán administrar sus documentos desde su escritorio, sino que tendrán que trabajar únicamente a través del navegador web y las aplicaciones móviles. 

No podemos entender por qué el soporte de escritorio no está disponible, especialmente cuando ya está disponible para Windows.

Debido a que DocuWare tiene muchas funciones, puede ser un poco confuso al principio, especialmente para aquellos que son nuevos en el uso de sistemas de gestión de documentos. 

Por el lado positivo, DocuWare ofrece toneladas de herramientas de capacitación, incluida la capacitación continua en video para todos sus usuarios.

Conclusiones

Estamos seguros de que este artículo le ayudará a decidir cuál es el software de administración de documentos adecuado para usted y su empresa. Ya sea que desee un software basado en la nube o almacenamiento físico en las instalaciones, todos los servicios anteriores mantendrán sus documentos seguros, protegidos y fácilmente accesibles.

Antes de comprometerse con una de las opciones, considere cuáles son las necesidades de su negocio más allá del almacenamiento de documentos. ¿Quieres flujos de trabajo automatizados? ¿Te beneficiarías de un servicio con las mejores herramientas de software de colaboración? ¿Quiere una plataforma que actúe como una estación de trabajo sólida y una herramienta de gestión de proyectos?

Category: Capacitaciones B2B

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