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Tipos de nóminas: ¿cuáles son y cómo escoger la mejor?

La forma en que administra las estructuras utilizadas para pagar a sus empleados es una decisión importante en el funcionamiento de su negocio. La estructuración de su período de pago de una manera bien pensada puede ayudarlo a mantener el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales y cumplir con las obligaciones de nómina de manera constante.

¿Qué es un período de pago?

Un período de pago es un marco de tiempo que se utiliza para calcular los salarios devengados y determinar cuándo los empleados reciben sus cheques de pago. Los tipos de nóminas se determinan por esta periodicidad de las formas de pago. 

Los períodos de pago son fijos y, en la mayoría de los casos, recurrentes de forma semanal, quincenal, quincenal o mensual.

Una semana laboral puede comenzar en cualquier día calendario y en cualquier momento de ese día.

El objetivo principal de una semana laboral es garantizar que las horas extra se paguen de manera justa y correcta, independientemente del tipo de período de pago.

Período de pago y fecha de pago

El empleado no recibe su cheque al final del período de pago, sino una cantidad de días después de haber concluido, lo que se conoce como fecha de pago. Los requisitos para las fechas de pago se rigen por los gobiernos

La cantidad de días que un empleado debe recibir el pago de los salarios ganados después de que finaliza un período de pago varía según el estado. Por ejemplo, en Massachusetts, los empleados deben recibir su pago dentro de los seis días posteriores al final del período de pago. 

Los expertos en recursos humanos recomiendan dejar al menos cinco días entre el final del período de pago y la fecha de pago. Esto da tiempo para que la nómina se prepare de manera adecuada y precisa, independientemente de los días festivos, vacaciones, eventos imprevistos y garantiza que se cumplan los requisitos de informes precisos y oportunos.

Tipos de nóminas

Establecer un período de pago establece el orden y mantiene el negocio encaminado en lo que respecta a las retenciones de impuestos, calculando las horas extra para los empleados no exentos y manteniendo el cumplimiento de los mandatos regulatorios. 

Dentro de los límites de ciertas leyes estatales, una empresa puede elegir un período de pago de su elección, incluida la implementación de múltiples períodos de pago para diferentes grupos o tipos de empleados (es decir, salario o salario por hora). 

Una vez establecidos, esos períodos de pago deben permanecer fijos para el año calendario.

Diariamente: Históricamente, la mayoría de las empresas, incluso las empresas muy pequeñas, no optaron por pagar a los empleados diariamente debido al tiempo y la complejidad que implica calcular las retenciones de impuestos únicas y procesar el pago en 24 horas. 

Sin embargo, existe una nueva generación de aplicaciones de tipos de nómina (a veces llamadas aplicaciones de “pago instantáneo” o “acceso a salarios devengados”) diseñadas para facilitar y habilitar los períodos de pago diarios.

 Estos servicios y aplicaciones permiten a los empleados retirar lo que ya han ganado durante un período de pago sin esperar la fecha de pago establecida, generalmente a cambio de una tarifa fija por transacción. El empleado solo puede acceder a los salarios que ya ha ganado.

  • Ciclos de pago por año: podría haber hasta 365 períodos de pago y días de pago, pero esto variará según el empleado.

Semanal: El período de pago semanal es una opción popular. La mayoría de las empresas eligen alinear un período de pago semanal con la semana laboral para facilitar el cálculo y la administración del pago de horas extra. 

Al establecer períodos de pago semanales, a los empleados generalmente se les paga el mismo día de cada semana, como todos los viernes.

Al implementar un sistema semanal, la empresa también debe considerar la frecuencia con la que garantiza las retenciones de impuestos adecuadas, la administración de beneficios, la contabilización del tiempo libre pagado y las vacaciones. 

Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) lo ayuda a administrar funciones relacionadas con recursos humanos, como el procesamiento de nóminas. Un HRMS puede ser una buena opción para procesar la nómina semanalmente porque no está sujeto a tarifas por cada período de pago.

  • Ciclos de pago por año: hay 52 ciclos de pago por año cuando una empresa adopta períodos de pago semanales.

Quincenal: A medida que las empresas crecen, hay una propensión a adoptar un período de pago quincenal. Las empresas muy pequeñas, aquellas con menos de 9 empleados, son las menos propensas a pagar de esta manera, mientras que más del 70 % de las empresas con más de 1000 empleados pagan en un horario quincenal. 

En una estructura de período de pago quincenal, los períodos de pago finalizan cada dos semanas y los empleados reciben su pago cada dos semanas en un día determinado, generalmente el viernes.

Semi-mensual: Con los períodos de pago quincenales, las fechas de pago son dos veces al mes en los mismos días de cada mes, a menudo el 1 y el 15 o el 15 y el último día del mes. Si esa fecha cae en un fin de semana, el día de pago suele ser el viernes anterior. 

Esta es la tercera opción más común para las empresas: antes de los períodos de pago mensuales, pero detrás de los períodos quincenales y semanales. Las industrias con mayor probabilidad de utilizar períodos de pago quincenales incluyen la minería y la tala, las actividades financieras y los sistemas de información.

  • Frecuencia del ciclo de pago: los empleados en un período de pago quincenal tienen 24 fechas de pago por año calendario.

Mensual: Los períodos de pago mensual son más comunes en empresas muy pequeñas con menos de 9 empleados, de las cuales el 10 % informó que paga a sus empleados una vez al mes.

  • Frecuencia de los ciclos de pago: con períodos de pago mensuales, un empleado recibirá un cheque 12 veces en un año calendario.
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