Capacitaciones B2B

Descubre cómo optimizar la administración del tiempo en el trabajo

Para tener éxito en el lugar de trabajo, es importante que podamos administrar nuestro tiempo de manera efectiva. Esto significa que debemos ser capaces de priorizar nuestras tareas y organizarlas de manera que puedan completarse a tiempo.

También es necesario que aprendamos a delegar parte de nuestro trabajo, para que no nos sobrecarguemos ni nos estresemos. La clave es encontrar el equilibrio adecuado entre la administración del tiempo en el trabajo y delegar sus tareas para que otras las completen.

Es importante optimizar sus habilidades de gestión del tiempo. Cuando está a cargo de una empresa, debe poder administrar bien su tiempo y asegurarse de que está haciendo lo correcto. También debe estar atento al crecimiento futuro y al nuevo personal y asegurarse de que estén contribuyendo a la empresa de la manera en que deberían hacerlo.

¡La gestión del tiempo en el trabajo es crucial para alcanzar los objetivos profesionales! 

A veces sentimos que no tenemos suficiente tiempo para llevar a cabo todas las misiones planeadas para nuestro puesto, ¡es muy frustrante! Para aumentar la productividad, ya sea empleado, directivo o empresario, podemos poner en práctica ciertos consejos para optimizar nuestro tiempo de trabajo. 

Descubre aquí todos los consejos para administrar tu tiempo de manera efectiva dentro de tu empresa, sin desordenar tus archivos.

Definir prioridades yendo a lo esencial

¿Cuáles son sus tareas más urgentes? Para optimizar su tiempo, concéntrese en tareas que no se pueden posponer. 

–       Concéntrate en lo esencial, incluso si quieres acercarte a la perfección. De hecho, para ser efectivo, debe saber cuándo detenerse cuando las cosas se hacen lo suficientemente bien. 

¡No busques siempre la perfección! Sepa decir no a las tareas que le hacen perder tiempo y productividad y dedíquese a las tareas que realmente importan.

–       Asista únicamente a las reuniones que sean absolutamente imprescindibles para su puesto. Además, algunas reuniones se prolongan sin motivo alguno. Nos entregamos a la charla, perdiendo de vista los objetivos reales. Para evitar esto, establezca un plazo específico para reuniones cortas, máximo 45 minutos, ¡lo que también lo motivará a concentrarse por completo debido al tiempo limitado! 

Evita revisar tus correos todo el día: puedes elegir una franja horaria por día para dedicarte a las respuestas. Ahorre tiempo trabajando mientras viaja: algunas aplicaciones le permitirán realizar ciertas tareas, como planificar proyectos o tomar notas.

Delega trabajo para optimizar tu tiempo

No temas delegar algunas de tus tareas, siempre puedes llevar el control de los proyectos. Haz un punto diario con tus colaboradores para seguir todas las acciones. Encomienda determinadas misiones que no correspondan a tu especialidad, para que se lleven a cabo con mayor rapidez y eficacia.

Mantente enfocado 

Nos quejamos de no tener suficiente tiempo pero, ¿cuánto tiempo perdemos en actividades que no tienen gran interés para nuestra actividad profesional? 

El smartphone y las redes sociales son muy tentadores pero no son ideales para optimizar tu tiempo. En el trabajo, concéntrate en tus tareas y trata de no distraerte con las interrupciones de los compañeros, los correos electrónicos inútiles, navegar por Internet que consume mucho tiempo. 

Guarda todo esto para tus descansos o para cuando llegues a casa. 

¡El tiempo que ahorres se puede usar para encontrarte con tus amigos!

Organizarse: los fundamentos de la optimización del tiempo

¿Sientes que el tiempo no será suficiente para ti y que tiendes a realizar múltiples tareas? ¡No intente realizar varias tareas al mismo tiempo, es mejor concentrarse en una para tener éxito por completo! Organiza tu día de acuerdo a una rutina estructurada, dándote merecidos descansos. 

Si tiende a procrastinar, comience con las tareas más simples que requieren ejecución, en lugar de pensar. Trabaje en su procrastinación, divida los grandes proyectos en tareas más pequeñas que sean más asequibles. 

Algunos días serás más productivo que otros, ¡eso es normal! Tendrás días en los que podrás trabajar 12 horas seguidas y otros en los que tendrás poca energía. Sea consciente de esto, apueste en los períodos en los que está en la cima.

Evite viajes innecesarios y aproveche las soluciones de conferencias web, seminarios web y videoconferencias para ahorrar tiempo y dedicarlo a otras actividades.

Anticipación: el secreto de una gestión eficaz del tiempo

Para ahorrar tiempo, es fundamental anticipar las acciones por venir. Consulte con el resto del equipo sobre lo que es importante pero aún no urgente.

Para ello, puede contar con la tecnología. Utiliza lo que te ahorre tiempo valioso. Piensa en agendas y recordatorios automáticos para visualizar tus plazos y anticipar tu trabajo. Pon plazos a tus tareas a realizar, para poder planificarlo todo más fácilmente.

Define un tiempo estimado que destinarás a la realización de tus tareas, planificando a grandes rasgos y teniendo en cuenta los imprevistos que siempre pueden surgir. Planifica todo esto con anticipación para crear un cronograma provisional por día, semana y mes.

Acepta cambiar tus hábitos

Si quieres ahorrar tiempo, cambia tus hábitos.

Levántate temprano, llega antes al trabajo para trabajar en modo tranquilo, sin las distracciones de los colegas con discusiones repetidas y pausas para el café: esto te permitirá comenzar tu día de una manera más eficiente. 

Salir antes al trabajo también te permite evitar atascos y aglomeraciones en el transporte público, y por tanto la fuente de estrés e irritación que esto provoca. Y luego, como llegaste esta mañana temprano, tendrás derecho a salir del trabajo antes que nadie al final del día: ¡te lo habrás merecido!

Pero antes de irte, asegúrate de planificar las tareas a realizar para mañana, limpiar tu escritorio, desconectarte de todo, para poder volver a casa con la cabeza libre de pensamientos relacionados con tu puesto de trabajo y disfrutar de tu velada con tus amigos o familiares.

Y por último, ¡cuídate mucho!

¿Cómo ser más productivo y eficiente? También se logra simplemente adoptando un estilo de vida saludable, comiendo bien para que puedas darlo todo en tu trabajo todos los días. Duerme lo suficiente, no pienses en las tareas que te esperan en el trabajo al día siguiente para no aumentar tu estrés. 

Programe el tiempo de inactividad, recompénsese por todos sus esfuerzos para ahorrar tiempo en el trabajo. Los resultados llegarán pronto.

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