Si tienes que realizar varias tareas o un trabajo importante, lo más seguro es que necesites un cronograma de actividades donde definas las fechas de inicio y finalización, asà como cada uno de los eventos. En el caso de que no lo tengas, existe una gran posibilidad de que te quedes a medias o encuentres muchos obstáculos en su ejecución.
Si se trata de un proyecto, la urgencia de tener un plan ordenado de todas las acciones a acometer para alcanzar el objetivo es más obvia. Un cronograma de actividades de un proyecto es la herramienta que te ayuda a terminar a tiempo y con efectividad.
Por lo tanto, para los gerentes es una obligación saber cómo se hace un cronograma de proyecto. Por ello, en este artÃculo te explicamos cada paso para elaborar esta importante herramienta.
1. Crea un resumen de proyecto
Para comenzar con la elaboración de un cronograma de actividades de un proyecto se requiere tener una visión inicial del mismo. Todos sus detalles deben estar incluidos en un resumen o dossier: descripción, objetivos, costos aproximados, plazos y desafÃos potenciales.
El cronograma es una herramienta que permite visualizar el proceso de realización, pero necesita de una planificación previa detallada.
El resumen elaborado servirá como punto de referencia para los miembros del equipo, ejecutivos o clientes que deseen tener la descripción general del proyecto. Además, este no debe ser muy largo para facilitar una revisión rápida.
2. Define el alcance      Â
Definir alcance es crucial para generar el cronograma de actividades de un proyecto. La declaración resultante debe contener los resultados que se pretenden obtener al final del trabajo, asà como los requisitos, prioridades y restricciones del plan.
Un elemento clave es que los clientes estén de acuerdo con el alcance. Esto se hace para evitar que más adelante soliciten entregables fuera del marco original (corrupción del alcance).
3. Implementa la estructura de desglose de trabajo
El siguiente paso para elaborar un cronograma de actividades es la estructura de desglose del trabajo. Para crearla hay que dividir el proyecto en elementos de trabajo.
Por ejemplo, puedes separar los entregables definidos en el alcance en otros más pequeños o dividir el proyecto en diferentes fases, pero esto depende del tipo y de la complejidad del trabajo que se pretende realizar.
4. Prepara la lista de tareas
La cuarta etapa está conectada con la anterior, ya que aquà también se busca conseguir los objetivos grandes dividiéndolos en actividades pequeñas. En esta fase se crea una lista de tareas pendientes con las actividades basadas en esos pequeños fragmentos. La ejecución de las mismas te ayudará a cumplir cada etapa.
Cuando dividas el trabajo en tareas, debes asegurarte de que estas no sean ni demasiado pequeñas ni muy grandes. Pues las muy pequeñas requieren microgestión y provocan pérdida de tiempo y, en cambio, las grandes son difÃciles de estimar.
Ejecutar este paso te ayuda a definir las dependencias de cada tarea en la siguiente fase del proyecto.
5. Define las dependencias
En un cronograma de actividades de una empresa las dependencias son las conexiones entre tareas, lo cual indica que no se puede iniciar una hasta que se haya completado la otra. Determinarlas es relativamente algo sencillo, pero para procesos complejos el mapeo de dependencias requiere de un esfuerzo extra.
Para muchos, hacer un diagrama ayuda a visualizar e identificar las dependencias. La codificación de colores y separación en columnas facilitan el momento de designar qué equipo o individuo asumirá cada tarea.
6. Calcula el tiempo estimado de las tareas
En este punto corresponde estimar el tiempo que se necesita para completar cada tarea. Pero si no tienes los conocimientos o la experiencia adecuada para dar estimaciones lo más exactas posibles, es mejor consultar con los expertos.
De igual forma, también puedes buscar la información requerida, pues la eficiencia depende en gran medida de estas estimaciones. Asà podrás construir un cronograma conectado con la metodologÃa agile que tiene tu empresa.
7. Distribuye los recursos
Con frecuencia, los recursos que posees son tus empleados o miembros del equipo. Es tarea de los gerentes del proyecto considerar las preferencias y habilidades de cada colaborador para crear cronogramas precisos y efectivos.
Afortunadamente, existen softwares de planificación que permiten visualizar la carga de trabajo y la disponibilidad de su equipo para asignar recursos con más facilidad.
8. Establezca hitos
En el cronograma de actividades de un proyecto los hitos son eventos importantes que se deben mostrar. Estos ayudan a seguir de cerca el progreso y obtener retroalimentación intermitente de los clientes.
Es recomendable agregar hitos con regularidad y en función de los momentos clave; estos pueden ser la terminación de una tarea compleja. Los hitos tienen la ventaja de que también ayudan a los grupos de trabajo a mantener la motivación para entregar a tiempo.
9. Elige un software para hacer el cronograma
En realidad, puedes crear fácilmente el cronograma de actividades de un proyecto en una hoja de cálculo o con un método manual. Pero está claro que es mucho más simple y eficiente generarlo con un software como Asana que automatice el proceso y mantenga el cronograma actualizado en tiempo real.
10. Comparte el cronograma
Una de las acciones que no puede faltar es la de compartir el programa de actividades de una empresa con las partes interesadas. Este paso es necesario para que los involucrados revisen, discutan y aprueben el curso a seguir en un solo lugar de forma simultánea.
También permite recibir los comentarios de feedback más rápido, y resulta útil cuando tiene que presentar el proyecto final.
11. Reajusta constante del cronograma
Cabe destacar que, una vez elaborado, el cronograma no es algo fijo. A medida que se avanza, es probable es que sea necesario realizar ajustes o agregar nuevas acciones al mismo.
También es preciso marcar o tachar las metasalcanzadas, algo que además funciona como estrategia de motivación.
Si has llegado hasta aquà ya debes estar consciente de la importancia del cronograma de actividades de un proyecto. Si sigues nuestra guÃa que te muestra paso a paso como crearlo, te mantendrás encaminado y, sobre todo, menos estresado.
