Capacitaciones B2B

Lista de los mejores softwares de control de asistencia

Para que una compañía logre ser rentable debe tener resueltos y, en lo posible automatizados, muchos aspectos del negocio que le permitirán avanzar sin sobresaltos. Uno de ellos es el control de asistencia, mediante el cual se gestiona y analiza la productividad del personal.

A continuación te contaremos en detalle qué es, cuántas formas de llevarlo a cabo existen, explicaremos por qué deberías usar software para hacer los controles y, al final, nombraremos a 2 de los mejores programas.

¿Qué es el control de asistencia?

Un control de asistencia es, básicamente, un registro realizado por el trabajador en el cual notifica de su comienzo y final de jornada laboral y de los períodos de descanso que tome. Puede ser completado mediante software de control de asistencia especializado, plantillas de Excel, o sistemas varios que eviten el fraude o la trampa. Estos datos son muy útiles a la hora de evaluar el desempeño y la eficiencia de un empleado, por lo cual es importante tomarlo en serio.  

Esta documentación debe estar siempre lista y al día porque puede que el Gobierno pida en algún momento esta información, con el fin de evaluar la posible existencia de violaciones a los derechos del trabajador

Formas de llevar un registro de asistencia de personal

Cuando llega la hora de controlar las asistencias de los empleados, cada compañía tiene plena libertad para elegir el modelo que más le guste. No obstante, es necesario remarcar que cada sistema es distinto. A continuación, te diremos cuáles son los más comunes y sus características.  

  • Libros de registros en papel

El método más tradicional y rudimentario de todos. Se hacen a mano y no admiten automatización de ningún tipo, suponiendo mayor gasto de gestión y tiempo. Cuando la compañía tenga más de 10 empleados no es recomendable usar este sistema.  

  • Hojas de cálculo

Excel lleva muchos años dominando todo lo referido al control de la asistencia del personal, y es momento de reemplazarlo. Hoy en día es una alternativa casi obsoleta por su nula flexibilidad, y el más mínimo error humano en un comando producirá errores catastróficos en los cálculos.  

  • Máquinas clásicas de fichaje

Funcionan en base a una tarjeta o pin, algunos vienen con lector de huella o reconocimiento biométrico entre otros sistemas. Es un método seguro de controlar la presencialidad, pero implican una inversión inicial bastante más alta y mantenimiento continuo. 

  • Software

Con un software será mucho más fácil controlar la asistencia del personal y se eliminan los errores por la acción humana. Al cotejar los datos de manera automática, la aplicación pasa a encargarse de todo y los gerentes pueden dedicarse a otras labores. Son muy útiles en empresas con más de 20 empleados.

Beneficios del uso de software

  • Flexibilización de turnos

La flexibilización es algo especialmente positivo para aquellas empresas que eligen los modelos de trabajo rotativos o remotos, y con un buen control de las asistencias será muy sencillo que los empleados se reporten desde cualquier lugar del mundo. De esta manera, se puede tener total control de los profesionales aun cuando no estén en la oficina de manera presencial. 

Con software especializado en el tema como, por ejemplo, BambooHR, las compañías se sentirán libres de realizar cualquier tipo de trámite engorroso, pues estará toda la información junta en un mismo espacio y el programa automatizará los procesos, llevando un registro detallado y perfecto del ingreso/salida. Sumado a esto, los profesionales completarán el registro del día desde su celular, computadora, tablet, etc., siempre y cuando tenga acceso a internet. 

  • Asegura el derecho a la desconexión  

Por ley, los trabajadores deben tener garantizados sus tiempos de desconexión total del trabajo y no sobrepasarse de determinado horario. Es muy importante que se respeten los tiempos de descanso, vacaciones y permisos, con el fin de que los empleadores no den tareas una vez terminada la jornada de trabajo.  

Los gerentes tienen la responsabilidad de, entre otras tantas cosas, llevar al día un registro con los periodos vacacionales de sus empleados, en qué fecha comienzan y terminan, y qué remuneración recibirán por ellas. 

  • Mayor precisión

Otro punto más que positivo de los softwares, es que se anula al completo las posibilidades de fraude, malgasto/robo de tiempo productivo y equivocaciones meramente posibles por la acción humana, ya que los controles se hacen automáticamente. Con sistemas de esta índole, encargados y gerentes podrán monitorear el tiempo que trabajan sus profesionales y analizarán estos datos para evaluar su productividad.  

  • Aumenta la productividad 

El uso diario de estas herramientas hace que se ahorre mucho tiempo, por lo cual los controladores de las aplicaciones terminarán con mayor velocidad sus responsabilidades para pasar a enfocar todas sus energías en otras cosas. La nómina se hará mucho más rápido y se avanzará velozmente en cálculos de días trabajados, manejo de las vacaciones, etc.  

Mejores softwares

  • BambooHR

BambooHR es uno de los programas más conocidos de control de asistencia. Cuenta con herramientas varias, como por ejemplo la creación de informes en base a los datos cotejados, firmas electrónicas, seguimiento de los tiempos de espera, y una aplicación móvil muy práctica. Una vez que los empleados de Recursos Humanos tengan esta app, se volverán más eficientes y vivirán menos estresados, lo que aumentará su bienestar laboral

Su uso está destinado a aquellos pequeños y medianos emprendimientos que quieran modernizarse y sustituir las hojas de cálculo tradicionales y falibles. 

  • ScheduleFlex

Esta aplicación está desarrollada por Shiftboard, que desde hace años es una reconocida desarrolladora de software para la gestión del personal. El programa puntualiza en aquellos empleados que trabajan por hora, pues en ellos es clave la comunicación en tiempo real y gestión del cambio más que en otros ámbitos. Ayuda a que las compañías de todo el mundo se automaticen y por ello miles de clientes lo eligen para optimizar operaciones varias relacionadas al personal, ahorrando en costos laborales y aumentando la productividad. 

ScheduleFlex fue creada para manejar situaciones complejas de la planificación de numeroso personal, como el de la salud, logística, de fábricas, hostelería, etc.  

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