qué es un sistema erp
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Descubre qué es un sistema ERP y por qué lo necesitas en tu empresa

¿Tienes problemas para gestionar la cantidad de información que genera cada departamento en tu empresa? Pues te invitamos a conocer qué es un sistema ERP y cómo contribuye a la gestión eficaz de la empresa.

La adaptabilidad de las herramientas de ERP y sus funciones son dos de sus características más destacadas. Pero antes de profundizar, quizá sea necesario explicar qué es un sistema ERP y cómo puede ayudarte a mejorar los resultados de tu negocio.

¿Qué es un ERP?

Un Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales es un conjunto de aplicaciones de software, integradas entre sí. Nos permiten automatizar la mayoría de las áreas de negocio relacionadas con aspectos operativos o productivos de nuestra empresa.

Facilitan y centralizan la información de todas las áreas de las que se compone una organización de estas características: ventas, producción, procesos de logística, finanzas, recursos humanos, marketing, atención al cliente, etc.

¿Cuáles son las principales funciones de un sistema ERP?

Para describir mejor qué es un sistema ERP, podemos decir que de las principales características que tiene un software ERP son su modularidad y escalabilidad. Es decir, la posibilidad de implementar las funcionalidades que necesita nuestra empresa sin limitar ni detener el crecimiento o necesidades futuras.

Es imprescindible que, para garantizar el éxito de la implantación del ERP, se ejecute primero una consultoría que revise el modelo empresarial, su estrategia y los procesos que lo rigen. De igual forma, se deben analizar los flujos de información necesarios entre los departamentos de la empresa para chequear, modelar y mejorar los aspectos y procesos que se requiera.

Entre las principales funciones de un sistema de ERP para empresas están:

  • Gestión de Stocks.
  • Control y gestión comercial y de ventas.
  • Gestión financiera.
  • Integración con emisión de impuestos.
  • Gestión de ventas.
  • Informes.

El objetivo de los programas ERP es centralizar toda esta información en un sitio al que todos los sectores puedan acceder y administrar sus datos. De esta forma, evitas la duplicidad y facilitas la fluidez de la información, una política de dato único.

Esto es un detalle importante porque, a pesar de que las empresas se dividen en departamentos, dependen a su vez unos de otros, ya que actúan de forma conjunta. Por lo que, mientras más sincronizados y automatizados sean estos procesos e interacciones, más eficiente será la ejecución de las actividades y la productividad de la empresa.

Principales beneficios de una ERP

Un sistema ERP tiene el fin de ayudar a la administración en la gestión corporativa, contribuyendo al crecimiento del negocio. Si tienes en cuenta la elevada cifra de pequeñas y medianas empresas que por no tener un control de su gestión terminan en deuda, comprenderás la importancia del sistema ERP.

Esto es provocado, a menudo, por la falta de información en el propio equipo, que no se preocupa demasiado por la gestión interna o no sabe cómo hacerlo correctamente.

La suma de este tipo de pequeños errores internos, pueden llevar a la bancarrota a cualquier empresa. Por ello, siempre es recomendable el uso de un software ERP dentro de las compañías. Veamos a continuación todos los beneficios que aporta esta herramienta.

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1. Optimización de procesos de gestión

El ERP garantiza la coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas esferas de la empresa desde una única herramienta, lo que permite mejorar la eficiencia y la eficacia de la organización.

2. Mejora la toma de decisiones

Al cotar con una herramienta que permite centralizar la información, aumentar su calidad y disponibilidad en tiempo real, se agilizan y mejoran de manera notable los tiempos de respuesta en la toma de decisiones.

3. Seguridad de datos

Todos los datos e informaciones de la empresa se encuentran en un único contenedor o base de datos. Esta tiene su acceso protegido y restringido por usuario y contraseña, además, simplifica las labores de mantenimiento y backup.

4. Modularidad y escalabilidad

Si sabes qué es un sistema ERP, el uso de cualquier herramienta de gestión no supone nunca un freno al crecimiento y evolución de la organización. Pues una buena solución ERP tiene que cubrir las necesidades actuales, disponer de módulos adicionales para ser desplegados y suplir las necesidades que puedan surgir en el futuro.

5. Adaptación a necesidades reales

Mediante el resultado de la consultoría previa donde se recogen los requerimientos y necesidades de la empresa, se configura y adapta el ERP a conveniencia. De igual forma, durante esta fase se cuestionan y revisan los procesos desencadenantes de la actividad principal del negocio.

6. Mayor control y trazabilidad

Cualquier interacción que se haga en el ERP queda registrada. Esto permite ejecutar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento modificado, en el momento que se requiera.

7. Automatización de tareas

Nos ayuda con las actividades tediosas, pues las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para reducir a la mínima expresión el gasto de recursos, y poder centrarse en acciones más productivas.

El aumento de eficiencia, la disminución de errores y la reducción de tareas, que se consiguen con estas herramientas ERP, disminuyen los costos empresariales, ayudando a la organización a ganar en competitividad.

¿Cómo escoger un sistema para mi negocio?

Una vez sepas qué es un sistema ERP, podrás escoger muchas opciones en el mercado, lo usual es que sea una elección bastante difícil. Por eso te damos los siguientes elementos que te ayudarán a elegir el que mejor para tu empresa:

  • Comprende la complejidad y las particularidades de tu negocio.
  • Identifica necesidades reales (fiscal, logística, gestión financiera y comercial, etc.).
  • Clasifícalas según la urgencia e importancia.
  • Determina cuántos empleados necesitan acceso y deben adaptarse al sistema ERP.
  • Define entre gestión remota o control realizado dentro de la empresa.

Es importante saber que un sistema ERP es más que un producto. Tiene que conectarse con la empresa y ayudar en las actividades diarias. Por lo tanto, la mejor opción es la que ofrezca simpleza, facilidad, reducción de errores, asistencia en procesos administrativos y enfoque en resultados.

Ahora que sabes qué es un sistema ERP y cómo elegir el ideal para tu empresa, aprovecha nuestros consejos para administrar y optimizar tu negocio.

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